Proč by měl váš docházkový systém mluvit stejným jazykem jako mzdový program
Obsah
V českých firmách stále přetrvává překvapivá praxe: zaměstnanci píchají čipem na moderním terminálu, data putují do cloudu – a pak personalista stejně všechno ručně přepisuje do mzdového programu. Každé takové pole je riziko překlepu a ztracená minuta. Naštěstí existuje lepší způsob: elektronický docházkový systém přímo propojený s mzdovým softwarem. Co tím získáte a na co si dát pozor při výběru?
Když čísla cestují přes klávesnici personalisty
Klasický měsíční kolotoč ve firmě bez přímé integrace docházkového systému vypadá asi takto:
1. Zaměstnanci evidují příchody a odchody – terminál, mobilní aplikace nebo Excel.
2. Vedoucí na konci měsíce zkontrolují výkazy a předají je personalistovi.
3. Personalista ručně opravuje chybějící záznamy, doplňuje dovolené, nemoci a další absenci.
4. Nakonec všechna čísla ručně přepisuje do mzdového programu, aby se spočítaly výplaty.
Co se může pokazit? Téměř všechno. Překlepy při přepisu, zapomenuté příplatky za noční směny, neshody mezi docházkou a výplatou. A hlavně: nekonečné hodiny tráví personalista činností, kterou by za něj klidně mohlo zvládnout propojení dvou systémů.
Co umí docházkový systém, který rozumí mzdovému programu
Když používáte moderní docházkový systém s přímou integrací, měsíční uzávěrka vypadá úplně jinak:
Online zápis v reálném čase
Každé „pípnutí“ – ať už jde o biometrickou čtečku, čipovou kartu nebo PIN – se okamžitě uloží na server. Zaměstnanec vidí svůj záznam hned, vedoucí má přehled o týmu průběžně, nikdo nečeká na konec měsíce.
Automatická validace a kontroly
Systém sám detekuje:
- Chybějící odchod nebo příchod – upozorní a nabídne doplnění
- Nelogické přestávky – například 4hodinovou pauzu uprostřed směny
- Nesrovnalosti v odpočinku – pokud zaměstnanec nepřetržitě pracoval 16 hodin
Výpočet příplatků podle legislativy
Alveno automaticky počítá příplatky:
- Za noční práci (22:00–6:00)
- Za práci o víkendech a svátcích
- Za přesčasy i nově zavedenou „další dohodnutou práci přesčas“
Není třeba nic hlídat ručně – systém zná zákoník práce a aplikuje ho bez chyby.
Export do více než 40 mzdových programů
Tady je pravá magie: personalista na konci měsíce jen zkontroluje shrnutí a stáhne soubor, který mzdový systém přijme bez dalších úprav. Podporované programy zahrnují Pohoda, Helios, SAP, Pamica, Money S3 a desítky dalších.
Výsledek? Ve firmě s 250 zaměstnanci to znamená úsporu přibližně 375 hodin práce ročně a prakticky nulovou chybovost na výplatních páskách.
Přímé propojení v praxi: co to znamená pro Alveno uživatele
Elektronický docházkový systém Alveno nabízí tzv. „živé propojení“ s mzdovým softwarem. Data proudí z terminálu přímo do mzdového programu, bez mezikroků:
Okamžitý tok dat
Záznam o příchodu se objeví v mzdovém systému ještě dříve, než zaměstnanec dorazí ke svému stolu. Žádné čekání na konec týdne nebo měsíce.
Jedno rozhraní pro uzávěrku
Personalista uzavírá měsíc v Alvenu – jediným tlačítkem vytvoří exportní soubor, který mzdový program automaticky importuje. Žádné ručné mapování sloupců, žádné kontroly formátů.
Úplný audit-trail
Každá změna záznamu (například dodatečně schválený home-office nebo oprava překlepu ve směně) se zaprotokoluje: kdo, kdy a co upravil. Při kontrole nebo sporu máte jasný důkaz.
Bezpečné EU úložiště
Data jsou šifrovaná, zálohovaná každý den a uložená na serverech v Evropské unii. Splňuje jak GDPR, tak povinnou desetiletou archivaci.
Mobilní schvalování: kdykoliv a odkudkoliv
Díky mobilní aplikaci můžete schvalovat žádosti o dovolenou nebo služební cesty během cesty na poradu. Výkaz se automaticky přepíše a personalista už nemusí nic dohledávat nebo upravovat později. Proces je plynulý, rychlý a bez papírování.
Jak vybrat správné řešení: tři otázky, které musíte položit
Při výběru docházkového systému s integrací mzdového softwaru se zaměřte na tato kritéria:
1. Kompatibilita s vaším mzdovým programem
Ptejte se konkrétně: „Umíte exportovat přímo do náš program XY?“ Nejlepší je přímý export, ne univerzální CSV, který stejně musíte ručně upravovat.
2. Automatické legislativní aktualizace
Zákoník práce se mění. Ověřte si, že systém dokáže automaticky přidávat nové příplatky nebo upravovat výpočty podle nových předpisů – bez nutnosti manuálních zásahů nebo placených upgradů.
3. Demo na vašich datech
Nejlepší test je reálný: naimportujte svá data a ověřte, že výplaty vyjdou správně bez jakéhokoli ručního zásahu. Pokud dodavatel nabídne jen obecné demo na fiktivních datech, buďte opatrní.
Kalkulačka úspor: kolik času vám integrace skutečně vrátí?
Alveno nabízí online kalkulačku, která vám za tři minuty spočítá:
- Kolik hodin měsíčně ušetříte na zpracování docházky
- Jak rychle se investice do systému vrátí
- Jaké finanční úspory můžete očekávat každý rok
Zkušenosti firem ukazují, že návratnost investice je často kratší než půl roku – a to jen díky ušetřenému času, nepočítaje eliminované chyby a spokojenější tým.
Když data proudí bez překážek, uzávěrka přestává být stres
Propojení docházkového systému s mzdovým softwarem znamená:
- Konec ručního přepisu – žádné překlepy, žádné nesrovnalosti
- Správné výplaty – zaměstnanci dostávají přesně to, co odpracovali
- Více času pro práci s lidmi – personalista se může věnovat skutečným HR úkolům
- Přesná data v reálném čase – vedení firmy vidí aktuální čísla, nemusí čekat na měsíční uzávěrku
Chcete si to vyzkoušet na vlastní kůži? Domluvte si krátkou online ukázku a uvidíte, jak se evidence docházky v cloudu mění z papírového kolečka na pár intuitivních kliknutí.
