Účetní doklady – faktury

Účetní doklad je průkazný účetní záznam, v němž se zachycuje a ověřuje hospodářská nebo účetní operace.

Zákon o daních z příjmů nevymezuje povinné náležitosti dokladů, přesto lze předpokládat, že poplatníci vedoucí daňovou evidenci budou dodržovat náležitosti dokladů stanovené účetními předpisy.

Zákon o účetnictví stanovuje povinné náležitosti účetního dokladu, ale ne jeho formu, ani typ.

Účetní doklady musí být označeny způsobem zabezpečujícím vazbu mezi jednotlivými doklady a účetními zápisy v účetních knihách. Buď v jedné číselné řadě, nebo v několika číselných řadách.

Používané zkratky

• FP (faktura přijatá)
• FV (faktura vydaná)
• PPD (příjmový pokladní doklad)
• VPD (výdajový pokladní doklad)
• BV (bankovní výpis)

Popis obsahu: např. nákup materiálu, poskytnutí poradenských služeb apod.

Označení účastníků: obchodní jméno a sídlo právnické osoby, nebo příjmení, jméno a místo podnikání fyzické osoby

Například sazba za hodinu práce, počet kusů prodaného zboží a cena za kus.

Zpravidla stačí datum (kdy byl doklad fyzicky vytvořen)

Osoba odpovědná za účetní případ stvrzuje obsah účetního případu, tj. písemností, které jsou předmětem zápisu, podpis by měl garantovat věcnou správnost hospodářské operace.

Osoba odpovědná za zapsání by měla přezkoušet doklad z hlediska formálního, tzn. např. ověřit úplnost náležitostí účetních dokladů.

Další doporučení: razítko dodavatele, popř. komentář vysvětlující účetní případ.

Faktury vystavené – vyúčtování odběrateli. Nárok na platbu od odběratele za provedené práce a služby nebo prodané zboží.

Faktury přijaté – vyúčtování od dodavatele. Na základě tohoto dokladu vzniká účetní jednotce povinnost zaplatit dodavateli za provedené práce a služby.

Příjmové pokladní doklady – používají se u plateb za hotové, vypisujeme dvakrát, originál předáváme zákazníkovi, kopii si ponecháváme.

Výdajové pokladní doklady – obsahují podobné položky jako příjmové pokladní doklady, na jehož základě se účtují výdaje v hotovosti.

Bankovní výpisy – informují účetní jednotku o pohybu peněž na bankovním účtě.

Vnitřní (interní) účetní doklady – slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku, tj. např.:

• Příjemky
• Výdejky
• Výplatní listina

Jednotlivé – dokumentují jednu hospodářskou operaci.

Sběrné – shrnují více jednotlivých účetních dokladů zachycujících stejnorodé hospodářské operace do nového dokladu → zaúčtovány jednou položkou.

Do sběrného dokladu lze shrnovat údaje jednotlivých účetních dokladů maximálně za období jednoho měsíce.

Vnější (externí) – mají vztah k okolí podniku. Jsou to veškeré doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo z okolí účetní jednotky.

Vnitřní (interní) – mají vztah k účetním případům, které se uskutečnily pouze uvnitř podniku. (Příjemka, výdejka, zúčtovací a výplatní listina)

Vyhotovení bez zbytečného odkladu (ze zákona o daních z příjmů není vystavení limitováno, je-li ale podnikatel plátce DPH, musí vyhotovit termín v souladu se zákonem o DPH, tj. nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění).

• Prostředkem zaručujícím trvalost zápisu → musí být po celou dobu úschovy plně čitelné.
• Pokud nemají předepsané náležitosti, nejsou považovány za průkazné.
• Musí mít fyzickou podobu, mohou být i vytištěné, ale nesmí být pouze na discích počítačů.

Nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti v daňové evidenci.

Jsou dva způsoby:

Dokladový způsob: K chybnému dokladu vystavíme nový opravný účetní doklad.

Bezdokladový způsob: Vyznačíme opravu přímo na opravovaný doklad.

1. Chybný údaj (částka, text) na dokladu se slabě přeškrtne tak, aby i nadále zůstal čitelný.
2. Nad původní údaj (vedle, popř. na jiné místo) na dokladu se uvede údaj správný.
3. K opravovanému zápisu je nutné z hlediska průkaznosti připojit datovanou poznámku o provedení opravy s podpisem pracovníka odpovědného za správnost opravovaného dokladu.

Přezkoušení správnosti → Příprava k zaúčtování → Zaúčtování → Úschova

Rozumí se kontrola účetního dokladu z hlediska věcné (obsahové) a formální stránky

• Věcná stránka – týká se prověření správnosti údajů na účetním dokladu.
• Formální stránka – zaměřuje se na ověření úplnosti náležitostí účetního dokladu.

• Třídění dokladů – rozdělení dokladů podle druhů.
• Označování dokladů – přidělení čísla.
• Evidence – zápis dokladů do pomocných účetních knih.
• Určení účtovacího předpisu – stanovení účtů a jejich stran.

Účetní zápisy se provádějí v účetních knihách.

Doklady jsou důležitý průkazní materiál, proto musí být pečlivě uschovány, aby je bylo možno použít při kontrole a při objasnění později vzniklých nesrovnalostí.

Zákon o účetnictví stanovuje lhůty na archivaci dokladů, např. účetní výkazy 10 let, účetní doklady a účetní knihy 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.

S ohledem na možné daňové dopady se ale doporučuje lhůta delší, než je stanovena zákonem.

Např. při vykázání ztráty může být lhůta pro vyměření daně delší než 10 let a vzhledem k tomu, že důkazní břemeno nese poplatník, je vhodné účetní písemnosti uschovávat déle, než činí zákonné povinnosti.

Jelikož účetní doklady bývají často zároveň daňovými doklady, musí být dodržena také lhůta podle zákona o DPH = 10 let.