Bez čeho se žádný projekt zaručeně neobejde?
Obsah
Naplánovat projekt a s ním spojenou organizaci práce není žádný med. Vedení projektu vyžaduje mnoho dovedností, úsilí, zkušeností a jasný projektový plán. Pokud si s organizací rozsáhlejších projektů nevíte rady, nebo jen pátráte po zajímavých radách, jak si jejich vedení můžete usnadnit, podívejte se, co by žádnému projektu rozhodně nemělo chybět.
Projektový plán
Řízení projektu (tedy project management) zahrnuje správné plánování, zadávání úkolů, sledování jejich plnění a vyhodnocování kvality výstupů. Když se do něj pečivě obujete a vše si řádně promyslíte a naplánujete, ušetříte si tím mnoho starostí, neustálých dotazů a vracení nepovedených prací. V rámci projektového plánu byste si měli především:
- přesně určit cíl,
- nastavit jednotlivé dílčí úkoly, které povedou k jeho splnění,
- naplánovat rozpočet,
- určit, kdo se na projektu bude podílet,
- nastavit finální deadline (který vždycky zadávejte dřív, než ve skutečnosti opravdu je).
K přesnějšímu určení všech potřebných prací a agregaci nápadů vám pomůže třeba myšlenková mapa.
Myšlenková mapa
Pokud máte v hlavě tolik nápadů a informací, že nevíte, jak je uspořádat, začněte myšlenkovou mapou. Je to jednoduchý postup, kdy graficky znázorníte všechny své myšlenky a vztahy mezi nimi. Začnete tou hlavní a od ní budete postupně rozvíjet další. Od tohoto nákresu se pak můžete odrazit a vypracovat podrobnější projektový plán.
® Tip: Pokud nevíte, jak myšlenkovou mapu vytvořit, podívejte se, jak na to.
Možné zádrhele
Myšlenkovou mapu máte a přesnější projektový plán také? Výborně! Než ale začnete zadávat úkoly, ještě se na chvíli zastavte a identifikujte hlavní rizika. Zkuste zjistit, co by asi mohlo váš projekt zhatit, pozastavit nebo jinak ohrozit. Zamyslete se, jak můžete těmto problémům preventivě předejít, a přijměte příslušná opatření, která zajistí, že nenastanou. Jistě jsou rizika, která tu jsou pořád a kterým při sebelepší vůli úplně nezabráníte. Mnohým ale ano. Pokud tak tedy učiníte, sami sobě v průběhu projektu poděkujete, že jste tak učinili.
Organizace práce
Všichni, kdo se na projektu podílejí, musí mít jasný přehled:
- kdo co dělá,
- kdy to má dokončit,
- z jakých zdrojů by měl čerpat.
To všechno musí být co nejpřesnější, snadno dohledatelné, přehledné a dostupné všem členům týmu. K tomu vám můžou dopomoci softwarové projektové nástroje, díky kterým si nad vším udržíte dokonalý přehled a pomůžete svému týmu lépe pracovat. Pro přehlednost určitě uvítáte např. Ganttův diagram, možnost shromažďovat všechny informace k projektům i jednotlivým úkolům na jednom místě (a ne je někde dohledávat po e-mailech) nebo neustálý přehled o tom, kdo na čem zrovna pracuje.
Projektová dokumentace
Veškerá dokumentace vztahující se k projektu by měla být vždy na jednom místě a za jakýchkoliv okolností přístupná všem členům týmu – tedy ideálně v cloudu. Členové týmu navíc mohou v takto sdílených dokumentech souběžně tvořit a pracovat společně i v případě, že nejsou všichni na jednom pracovišti (třeba pracují z domova). Až projekt skončí, můžete jim přístup k souborům odebrat, ale nechat projektovou dokumentaci archivovanou. Tu pak můžete využít jako odrazový můstek při plánování nového, podobného projektu. Nebudete pak muset začínat zase od myšlenkové mapy (ačkoliv si její tvoření možná oblíbíte víc, než si myslíte).
