Kancelář s malým rozpočtem: kde šetřit a kde se to nevyplatí

Začínající firma má na vybavení kanceláře obvykle tolik peněz, kolik zbude po nájmu, kauci a technice. Šetřit se proto musí – otázka je jen kde. Nejčastější chyba je škrtat rovnoměrně všude. Výsledkem je kancelář, která při otevření vypadá slušně a po roce začne stát peníze na výměnách.

Pravidlo denního použití

Užitečné vodítko je jednoduché: šetřete na věcech, které slouží reprezentaci nebo se používají párkrát za měsíc, a investujte do těch, se kterými pracuje každý člověk každý den. Rozdíl mezi levnou a kvalitní variantou se totiž neprojeví při nákupu, ale na opotřebení – a to roste s počtem použití.

Konferenční stolek v recepci, ke kterému si sedne pár návštěv týdně, vydrží v nejlevnějším provedení roky. Kancelářská židle, na které někdo tráví osm hodin denně, je v nejlevnější kategorii po roce na vyhození. A do té doby stihne způsobit bolesti zad, které se do rozpočtu nepočítají, do výkonu ale ano.

Kde klidně ušetřit

Reprezentativní nábytek, dekorace a vybavení recepce. Zasedací stůl, který se dá koupit z druhé ruky – firmy, které se stěhují nebo zmenšují, je prodávají za zlomek ceny a dobře udržovaný masivní stůl nemá důvod se opotřebovat. Úložné skříně a regály, kde hraje roli hlavně kapacita. A technika, kterou je výhodnější pronajmout než koupit: multifunkční tiskárna se servisní smlouvou bývá pro malou firmu lepší volbou než vlastní stroj, tonery a opravy.

Kde se šetření vymstí

Pracovní židle, osvětlení u stolu, druhý monitor a spolehlivé připojení. U těchto položek je rozdíl v ceně v řádu tisíců, rozdíl v pohodlí a výkonu se ale projevuje každou hodinu. Do stejné kategorie patří i věc, kterou firmy při zařizování řeší obvykle až nakonec a koupí tu nejlevnější: popisovací tabule.

Tabule: levná položka, která se pokazí nejrychleji

Popisovací tabule je učebnicový příklad falešné úspory. Nejlevnější modely mají laminovaný povrch, který zpočátku funguje stejně jako dražší. Po několika měsících ale začne šednout, fixy z něj nejdou smazat beze stop a na ploše zůstávají stíny starých nápisů. Tabule, na kterou se nedá pořádně psát, se přestane používat – a firma ji buď vymění, nebo se porady vrátí zpátky k papíru.

Pro kancelář, kde se tabule používá denně, se vyplatí minimálně lakovaný ocelový povrch. Snadno se maže a je magnetický, takže poslouží i jako nástěnka na vytištěné podklady, harmonogram nebo plán projektu. Za pozornost stojí ještě hliníkový rám s bezpečnostními rohy, polička na fixy a možnost pověsit tabuli na výšku i na šířku. Jednotlivé rozměry, od malých formátů 60 × 45 cm až po dvoumetrové plochy do zasedačky, najdete pod označením whiteboardy.

U velikosti je menší tabule jen zdánlivá úspora. Plocha, na kterou se vejde celý myšlenkový postup, nutí lidi vstát a kreslit. Malá se zaplní za pět minut a zbytek porady se mluví nad mazáním.

Nové, z bazaru, nebo leasing?

Na rozhodnutí stačí tři otázky. Opotřebovává se věc používáním? Pak raději nová. Drží hodnotu a nemá pohyblivé části? Pak bazar. Zastarává technologicky nebo potřebuje servis? Pak pronájem nebo leasing. Masivní stůl z druhé ruky je výhra, židle z druhé ruky loterie a tiskárna z druhé ruky obvykle problém.

Nejlevnější kancelář totiž není ta, která stála nejméně při zařízení, ale ta, do které se za tři roky nemusí kupovat nic znovu.

Zdroj foto: fizkes / Adobestock.com