Účetní doklady – faktury

Účetní doklad je průkazný účetní záznam, který zachycuje a ověřuje hospodářskou operaci, například fakturu, pokladní doklad nebo bankovní výpis. Podle zákona o účetnictví musí mít povinné náležitosti, ale zákon nestanoví jeho formu ani typ. Uschovává se obvykle 5 let, doklady k DPH 10 let.

Zákon o daních z příjmů nevymezuje povinné náležitosti dokladů, přesto lze předpokládat, že poplatníci vedoucí daňovou evidenci budou dodržovat náležitosti dokladů stanovené účetními předpisy.

Zákon o účetnictví stanovuje povinné náležitosti účetního dokladu, ale ne jeho formu, ani typ.

Zákon o účetnictví vyžaduje těchto šest náležitostí:

1. označení účetního dokladu,
2. obsah účetního případu a označení jeho účastníků,
3. peněžní částka nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádřené množství,
4. okamžik vyhotovení dokladu,
5. okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení,
6. podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Účetní doklady musí být označeny způsobem zabezpečujícím vazbu mezi jednotlivými doklady a účetními zápisy v účetních knihách. Buď v jedné číselné řadě, nebo v několika číselných řadách.

Používané zkratky

• FP (faktura přijatá)
• FV (faktura vydaná)
• PPD (příjmový pokladní doklad)
• VPD (výdajový pokladní doklad)
• BV (bankovní výpis)

Popis obsahu: např. nákup materiálu, poskytnutí poradenských služeb apod.

Označení účastníků: obchodní jméno a sídlo právnické osoby, nebo příjmení, jméno a místo podnikání fyzické osoby.

Například sazba za hodinu práce, počet kusů prodaného zboží a cena za kus.

Zpravidla stačí datum, kdy byl doklad fyzicky vytvořen.

Pokud se zboží dodalo nebo služba provedla jindy, než se doklad vystavil, uvádí se obě data. U plátců DPH je to datum uskutečnění zdanitelného plnění.

Osoba odpovědná za účetní případ stvrzuje obsah účetního případu, tj. písemností, které jsou předmětem zápisu. Podpis by měl garantovat věcnou správnost hospodářské operace.

Osoba odpovědná za zapsání by měla přezkoušet doklad z hlediska formálního, tzn. např. ověřit úplnost náležitostí účetních dokladů.

Další doporučení: razítko dodavatele, popřípadě komentář vysvětlující účetní případ.

Faktury vystavené – vyúčtování odběrateli. Nárok na platbu od odběratele za provedené práce a služby nebo prodané zboží.

Faktury přijaté – vyúčtování od dodavatele. Na základě tohoto dokladu vzniká účetní jednotce povinnost zaplatit dodavateli za provedené práce a služby.

Příjmové pokladní doklady – používají se u plateb za hotové, vypisují se dvakrát, originál se předává zákazníkovi, kopie zůstává u vystavovatele.

Výdajové pokladní doklady – obsahují podobné položky jako příjmové pokladní doklady, na jejichž základě se účtují výdaje v hotovosti.

Bankovní výpisy – informují účetní jednotku o pohybu peněz na bankovním účtu.

Vnitřní (interní) účetní doklady – slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku, tj. např.:

• příjemky,
• výdejky,
• výplatní listina.

Jednotlivé – dokumentují jednu hospodářskou operaci.

Sběrné – shrnují více jednotlivých účetních dokladů zachycujících stejnorodé hospodářské operace do nového dokladu, který se zaúčtuje jednou položkou.

Do sběrného dokladu lze shrnovat údaje jednotlivých účetních dokladů maximálně za období jednoho měsíce.

Vnější (externí) – mají vztah k okolí podniku. Jsou to veškeré doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo z okolí účetní jednotky.

Vnitřní (interní) – mají vztah k účetním případům, které se uskutečnily pouze uvnitř podniku (příjemka, výdejka, zúčtovací a výplatní listina).

Doklad se vyhotovuje bez zbytečného odkladu. Zákon o daních z příjmů vystavení časově nelimituje. Je-li ale podnikatel plátce DPH, musí daňový doklad vystavit v termínu podle zákona o DPH, tj. nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění.

• Doklad musí být vyhotoven prostředkem zaručujícím trvalost zápisu, tedy musí být po celou dobu úschovy plně čitelný.
• Pokud nemá předepsané náležitosti, nepovažuje se za průkazný.
• Může být listinný (papírový) i elektronický, pokud je zajištěna jeho čitelnost, neměnnost a prokazatelný původ.

Opravy nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví ani daňové evidence. Jsou dva způsoby:

Dokladový způsob: k chybnému dokladu se vystaví nový opravný účetní doklad.

Bezdokladový způsob: oprava se vyznačí přímo na opravovaném dokladu.

1. Chybný údaj (částka, text) na dokladu se slabě přeškrtne tak, aby i nadále zůstal čitelný.
2. Nad původní údaj (vedle, popřípadě na jiné místo) na dokladu se uvede údaj správný.
3. K opravovanému zápisu je nutné z hlediska průkaznosti připojit datovanou poznámku o provedení opravy s podpisem pracovníka odpovědného za správnost opravovaného dokladu.

Přezkoušení správnosti → Příprava k zaúčtování → Zaúčtování → Úschova

Rozumí se kontrola účetního dokladu z hlediska věcné (obsahové) a formální stránky.

• Věcná stránka – týká se prověření správnosti údajů na účetním dokladu.
• Formální stránka – zaměřuje se na ověření úplnosti náležitostí účetního dokladu.

• Třídění dokladů – rozdělení dokladů podle druhů.
• Označování dokladů – přidělení čísla.
• Evidence – zápis dokladů do pomocných účetních knih.
• Určení účtovacího předpisu – stanovení účtů a jejich stran.

Účetní zápisy se provádějí v účetních knihách.

Doklady jsou důležitý průkazní materiál, proto musí být pečlivě uschovány, aby je bylo možno použít při kontrole a při objasnění později vzniklých nesrovnalostí.

• účetní závěrka a výroční zpráva: 10 let,
• účetní doklady a účetní knihy: 5 let od konce účetního období, kterého se týkají,
• doklady, které jsou zároveň daňovými doklady podle zákona o DPH: 10 let.

S ohledem na možné daňové dopady se doporučuje lhůta delší, než je stanovena zákonem. Například při vykázání ztráty může být lhůta pro vyměření daně delší než 10 let. Protože důkazní břemeno nese poplatník, je vhodné účetní písemnosti uschovávat déle, než činí zákonné povinnosti.