Pokladní doklad potvrzuje, že se v hotovosti něco zaplatilo nebo přijalo. Příjmový doklad vystavujete, když peníze dostanete, výdajový, když je vyplácíte. Je to účetní doklad, takže musí mít povinné náležitosti, ale zákon nepředepisuje jeho podobu. Stačí tištěný blok, tabulka nebo program.
Kdy se pokladní doklad vystavuje
Pokaždé, když se hotovost přesouvá do pokladny nebo z ní. Zákazník zaplatí fakturu v hotovosti, vyplatíte zálohu zaměstnanci, koupíte kancelářské potřeby z firemní pokladny.
Co musí doklad obsahovat
- označení dokladu (číslo, nejlépe v řadě za sebou),
- kdo platí a kdo peníze přijímá,
- za co se platí (stručný popis),
- částku, u výdajového dokladu i slovy, aby se nedala snadno přepsat,
- datum vystavení a datum uskutečnění platby, pokud se liší,
- podpis osoby, která platbu provedla nebo přijala, a osoby odpovědné za zaúčtování.
Příjmový a výdajový doklad v praxi
K příjmovému dokladu patří zpravidla kopie pro toho, kdo platí. Pokud platbu vyvolala faktura, uveďte její číslo, usnadní to párování. Výdajový doklad se vždy přikládá k originálu účtenky nebo faktury, kterou jste v hotovosti zaplatili. Bez ní je výdaj v kontrole špatně obhajitelný.
Nejčastější chyby
- doklad bez data nebo bez podpisu,
- chybějící popis, za co se platilo („různé“ nestačí),
- přeskočená čísla v řadě, což vyvolává otázku, kam doklad zmizel,
- záporný zůstatek v pokladně, který značí chybu v evidenci,
- soukromé platby smíchané s firemními.
Jak dlouho doklad uschovat
Účetní doklady se obecně uchovávají 5 let, doklady související s daní z přidané hodnoty 10 let. Lhůta se počítá od konce období, kterého se týkají. Podrobnosti najdete v heslu o účetních dokladech.
Časté otázky
Musí být pokladní doklad vytištěný?
Ne. Může být i elektronický, pokud je čitelný, nelze ho nepozorovaně změnit a lze doložit, kdo ho schválil.
Může jeden doklad pokrýt více plateb?
Raději ne. Jedna hotovostní operace, jeden doklad. Hromadný doklad se hůř kontroluje.
Potřebuji pokladní doklad i jako osoba na daňové evidenci?
Zákon o daních z příjmů náležitosti nevymezuje, ale kdo vede daňovou evidenci, dělá dobře, když drží stejná pravidla. Při kontrole to ušetří spory.
Text je obecný přehled a nenahrazuje poradu s účetní. Konkrétní povinnosti si vždy ověřte v aktuálním znění zákona o účetnictví.
